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IPO问答70:知原药业——学术推广法的会计处理

说明对学术推广费用核算是否清晰、准确,是否存在将学术推广费用列报为其他成本费用的情形  1. 公司学术推广费用核算清晰、

说明对学术推广费用核算是否清晰、准确,是否存在将学术推广费用列报为其他成本费用的情形

  1. 公司学术推广费用核算清晰、准确

  报告期内,公司学术推广活动具体业务核算流程如下:

  (1) 学术推广商准入

  针对拟开展合作的学术推广商,公司安排专人接洽并提交审核资料至相应层级审批。经审核准入的推广服务商需签订推广协议以及《合规推广承诺书》,内容涵盖委托服务范围、服务内容、费用计算与支付标准、保密责任、违约责任、协议期限及协议双方单位名称等基础合作信息。

  (2) 学术推广立项及合同审批

  年度大型推广协议需提前纳入年度推广预算审批,报营销总监审批。年度推广预算内的合同订立需依次经业务部门负责人、法务部门、财务部门审批通过,方可订立并提交盖章。临时性推广活动 10 万元以内由部门经理审批,超额活动合同经营销总监/分管领导审批通过后方可执行。

  (3) 学术推广预付款审批

  经审批通过的学术推广活动,涉及预付款事项的,需由营销业务部门员工发起申请,依次经业务、财务部门负责人审批通过,方可提交出纳付款。

  预付学术推广费环节,具体会计处理

  借:预付账款——学术推广服务商

  贷:银行存款

  (4) 学术推广费用结算及审核

  学术推广活动费用结算时,推广商需提供与真实业务对应的服务协议、推广服务结算表、推广成果报告附件等资料。其中, 服务成果资料形式因活动而异,资料类型包括并不限于会务流程物料、活动签到表、推广商行程表、产品及竞品市场信息收集、推广总结、调研咨询报告等。

  公司营销人员需及时获取合规票据及相应附件,业务发生后应及时准确的填写报销单据,上传报销票据及相关资料文件,提交营销及财务部门适当层级审批。核算会计对取得的原始凭证进行审核,检查确认发票中购买方名称、纳税识别号等应与公司信息一致,对于内容填写不全、手续不完备、计算差错等技术性错误,应将凭证退还原经办的部门或人员。 核算会计生成应付凭证,财务经理审核确认后入账应付账款或核销预付账款。

经各层级审核确认,学术推广费入账相应会计处理

  借:销售费用——学术推广费用

  贷:应付账款——学术推广服务商

   预付账款——学术推广服务商

  (5) 学术推广费用付款

  推广费用报销付款需由营销业务部门员工发起申请,经财务部门负责人审批通过,方可提交出纳付款。付款完成后财务部门需保留回单资料,记账凭证经财务经理审核无误后入账。各种凭证和账簿,以操作打印的人员作为业务处理工作责任人,出纳和会计人员严禁窜用系统操作用户。

  学术推广费报销款支付环节,具体会计处理

  借:应付账款——学术推广服务商

   贷:银行存款

  (6) 学术推广台账数据维护

  营销部门、财务部门需根据相关活动资料,定期更新服务商信息登记表、学术推广合同台账、学术推广费用台账等,便于后续备查以及资料管理。

  综上,公司具备健全的学术推广费用核算的内部控制制度,通过销售费用、往来科目统一进行学术推广费用的核算,相关会计处理符合《企业会计准则》的规定;公司学术推广费用的入账、付款等环节均具备健全的审批流程控制及职责分离,学术推广费用核算清晰、准确。

  2. 不存在将学术推广费用列报为其他成本费用的情形

  报告期内,公司制定并持续完善《财务核算制度》《费用报销管理制度》以及《市场推广费报销管理办法》等内部控制制度,以保障学术推广费用与其他费用核算清晰、准确,不存在混同的情况,相关规定条款如下:

  (1) 持续推进会计核算流程标准化

  公司《财务核算制度》中规定:

1) 公司收入、成本、费用等计算内容都要记录于会计账册,纳入统一的会计核算体系;

2) 损益类明细科目的列支内容和记账规则由公司统一规定;

3) 会计人员应对取得的原始凭证进行审核,并对不同情况进行处理,对于内容填写不全、手续不完备、计算差错等技术性错误,应将凭证退还原经办的部门或人员,由其补办手续、更正错误或重新填制;

4)各种凭证和账簿,以操作打印的人员作为业务处理工作责任人, 出纳和会计人员严禁窜用系统操作用户。

  针对费用类项目审核、入账以及核算岗位职责分配等事项,财务部门需严格执行公司内部制度相关规定,确保会计核算流程清晰以及入账准确。

  (2) 规范费用报销申请及审批环节

  公司《费用报销管理制度》中规定:

1) 经办人为费用支出的第一责任人,在办理因公业务时应向对方索取合规票据及相应附件;

2) 业务审批人对本部门发生的经济业务进行确认,并对经办人提供的票据进行初步审核,负责审核费用是否在本部门预算之内,费用开支是否符合部门规定,报销单据是否与本部门业务相关等;

3) 分管负责人对所有负责的部门费用进行全面管理,在公司授权范围内审核所管理各部门的大金额的费用报销(包括支出的可行性分析及市场风险把控等);

4) 财务负责人对业务报销提供建议及决策支持,参与风险评估指导与控制;

5) 财务专员负责审核单据填写是否合规;单据审核流程是否有效;报销的票据及附件是否符合财务规定,并对合规报销根据会计准则正确入账。

  公司将业务内容及票据的真实性与合规性、费用发生的合理性、必要性等事项的审核要求落实到具体业务岗位,通过各层级审核以及交叉复核,以保障学术推广费用核算的准确性。

  (3) 完善的推广费报销制度

  公司《市场推广费报销管理办法》中规定:

1)申请人按照实际发生的业务,提供真实、合法、完整的业务凭证,经审批人审批、财务审核无误后进行核销或支付;

2)报销应有正式发票或行政事业性收费单据,购买方名称、纳税识别号等应与公司信息一致;

3)推广服务供应商费用报销需提供包括且不限于服务协议、推广服务结算表、推广成果报告附件等资料。

  综上可知,公司制定的费用核算的内部控制制度健全并持续有效运行。公司相关的市场推广费用结算均需根据实际业务需求申请,所有记录均需提供服务合同、发票、结算单等支持性资料,且仅允许对公支付,不允许出现提供票据与合同及成果附件不一致的情形,各项费用均需经过业务部门各层级人员审批并经财务部门审核确认,审批及核算流程清晰明了,费用核算入账金额及内容准确,不存在将学术推广费用列报为其他成本费用的情形。